こんにちは、坪田です。

DeNAにも4月から新卒が入社してきました。
今回は新社会人向けにプロダクト開発で必要な議事録の書き方についてまとめてみます。

基本的な事ですが、議事録は単純にメモを残すことではなく『誰に何を伝える必要があるのか』を意識してみるとより伝わる議事録が作れると思います。議事録もクリエイティブの一つですし、生産性をあげるために非常な重要なテーマですので今回は、UX観点からまとめてみます。

■何で議事録が必要なのか?

あくまで僕の視点ですが、まず議事録は「MTGで話した事の可視化」が目的です。

「可視化」をさらに分解すると

・参加者への振り返り
・言った言わないを防ぐため
・非参加者へのシェア


などが上げられますが、これらが徹底されてないと

・「あれって僕がやるんでしたっけ?、Aさんがやるのかと勘違いしてました」
・「ここの仕様って結局これで良いんですよね。」「えっそうじゃないですよ。」
・「このタスク13日までですけど、どうですか?」「優先度低いと思ってたので、まだ対応してないですよ。」


など、このような認識の食い違いが起きて非効率なチームになってしまいます。
これを防ぐために大きな役割を果たすのが議事録です。

アクション後の結果として得られる事は

・齟齬防止によるコミュニケーションコストの低減
・Todo、優先順位の明確化による、作業の効率化


があげられます。

これは経験談でもありますが、メモ書きレベルでも良いので、MTGログがとられているプロジェクトの方が、開発確率や意識が格段にあがります。チームにとって生産性は非常に重要なテーマですので、議事録を任されるという事はそれだけ重要な任務を背負ってると意識してみてください。

これを踏まえてMTGから議事録配信までの流れをUX Life Cycleに置き換えてみました。

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図中にあるよう、多くのMTGのゴールは次回のアクションプランが定めてそれを実行する事です。会議中のメモを残すだけでは無く、送付後に達成して欲しい事を意識して文面を組み立てると、結果に繋がる議事録を書く事ができます。

より伝わる議事録を書くためのポイント

1, 誰のための議事録かを考えた、適切な文体で書く。
2, Todoを誰がいつまでに達成するのかを明確にする。
3, 必ず見て欲しい情報、Todoはファーストビューに記載する
4, 要約情報が3行程度でまとまっている
5, MTGから議事録送付までは少しでも早く送る。理想はMTG終了と同時。遅くても当日中。
6, あいまいな書き方はしないで、わからない事は誰かに聞いて書く。
7, 基本はプレーンなテキストメールで送付し、外部アプリを立ち上げずに閲覧できる。

「議事録を見る事で執筆者の理解力・地頭の良さがわかる」以前チームメンバーに言われた印象的な言葉です。メンバーを唸らせるる議事録を書く事で、実力アピールになるかもしれません。

DeNAでは、メンバーを感嘆させるクリエイティブな議事録が書けるクリエイターを募集しています。